SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI RESERVASI HOTEL

A.           Pengertian Sistem Informasi

            Sistem informasi adalah gabungan dari teknologi dan aktivitas manusia yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung suatu kegiatan. Artinya, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara manusia, data, dan teknologi. Disini tidak hanya fokus pada penggunaan teknologi saja, tetapi juga cara di mana manusia berinteraksi dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi sangat  membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.

            Sistem informasi adalah gabungan dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi.

            Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

            Sistem informasi  adalah kumpulan dari  sub-sub  sistem baik fisik maupun non fisik yang  saling berhubungan  satu sama  lain dan bekerja  sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.

B.           Pengertian Sistem Informasi Hotel

            Perkembangan teknologi informasi di Indonesia mengikuti perkembangan perusahaan yang bergerak dalam bidang  bisnis perhotelan.Sebagaimana diketahui bahwa makin cepatnya suatu hotel dalam melayani tamu dalam hal proses reservasi,check in serta check out akan meningkatkan kepuasan tamu hotel.Dengan adanya perkembangan sistem informasi yang berbasis komputer akan menjawab berbagai masalah khususnya dalam hal proses reservasi,check in serta check out.Selain itu dengan teknologi tersebut juga akan memberi kemudahan bagi pemilik hotel untuk memantau perkembangan hotel

C.           Sistem Perhotelan

           Industri di bidang perhotelan merupakan industri yang memberikan berbagai fasilitas dan jasa kepada para pelanggannya dengan cara memberikan pelayanan yang maksimal contohnya dengan merespon dengan baik apa yang diminta oleh tamu, memberikan informasi yang benar terhadap sesuatu yang ditanyakan oleh tamu. Intinya yang diharapkan adalah sebuah pelayanan yang maksimal. Unsur-unsur dalam sistem informasi perhotelan yaitu :

1.            Pelanggan/ tamu.

pelanggan atau tamu merupakan unsur utama di dunia perhotelan karena disinilah tempat terjadinya suatu transaksi sehingga memunculkan banyak jaringan dan komunikasi yang mengakibatkan terbentuknya suatu sistem informasi. Maka pelayanan terhadap pelanggan merupakan faktor utama yang menentukan pelayanan yang dikenal sebagai jasa Hospitality.

2.         Jasa

jasa merupakan kunci utama dan strategi untuk memenangkan persaingan, bagi karyawan hotel harus mampu mengaplikasikan standar-standar yang ditetapkan dalam pelayanan sehingga mampu memberikan kualitas pelayanan kepada tamu sesuai standar yang ada.

3.            Keuangan

sistem perhitungan secara digital dan terstruktur merupakan suatu kebutuhan di dalam dunia pehotelan, sehingga hotel akan menggunakan sebuah aplikasi dengan media komputer untuk menghitung pemasukkan dan pengeluaran di berbagai barang dan jasa yang telah mereka keluarkan kepada tamu.

4.            Kasir

artinya tempat dimana barang atau jasa ditunaikan atau yang lebih dikenal dengan kasir, kita tahu bahwa sekarang di hotel telah banyak diberikan berbagai fasilitas-fasilitas seperti karaoke, gym, studio music, yoga dll. Tetapi pada dasarnya mereka berada pada suatu system perhotelan yang sama, akibat itu diperlukannya mesin kasir untuk merekam semua transaksi yang ada dan karyawan yang mengatasi transaksi pengembalian dan tagihannya.

5.            Organisasi di dalam hotel

suatu perusahaan selalu memiliki suatu organisasi, agar semua pekerjaan dapat ditangani dengan baik. Begitu juga di dalam hotel.

Berikut ini merupakan bagan organisasi di dalam hotel

Room division dibagi menjadi dua yaitu house keeping yang mengatur masalah kamar, keamanan, kebersihan dan difokuskan untuk mengarahkan performa dan kenyamanan ruangan dan front office yang mengatur masalah pemesanan kamar, memberi informasi kepada tamu dan masalah pembayaran penginapan.
 F&B division dibagi menjadi dua yaitu food production / koki yang bertugas memasak dan meracik semua makanan, minuman, dan lain-lain difokuskan untuk mengarahkan performa perusahaan dan F&B service menangani masalah bar, restaurant, room service, dan banquet. Semua memiliki tugas masing-masing agar bisa secara harmonis menghasilkan pelayanan yang maksimal.

Personne bertugas mengkoordinasi semua kegiatan menejemen sumber daya manusia dalam organisasi untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya manusia.
Accounting bertugas menghitung semua hasil dari semua transaksi yang telah masuk yang terekam di mesin kasir.
Engineering adalah lebih berkaitan dengan era layanan tamu yang meliputi keamanan, perbaikan, pemeliharaaan dan pengembangan.
Marketing bertugas untuk mempromosikan atau memasarkan hotel biasanya melalui web yang telah ada seperti booking.com, traveloka, dll.
Purchasing merupakan divisi dibagian pembelian barang barang, dengan pemanfaatan teknologi informasi maka divisi purchasing tidak perlu repot-repot mencatat secara manual dan sebuah aplikasi akan membantu divisi ini dan tugas mereka hanya memasukkan nominal pada tabel-tabel yang sudah tersedia.

6.            Reservasi
reservasi adalah sebuah permintaan calon tamu untuk meginap di sebuah hotel, umumnya reservasi dilakukan melalui telepon atau website, sebuah permintaan terhadap kamar dapat disetujui maupun ditolak oleh pihak hotel, jika disetujui pihak hotel akan mendata tanggal kedatangan dan kepulangan, data tamu, akomodasi yang diperlukan. Dengan sistem komputer saat ini banyak hotel yang mampu menampung reservasi dengan jangka waktu 2 tahun, yang sangat menguntungkan pihak hotel, karena bisa mengetahui jumlah tamu yang akan datang dan persiapan untuk melayani tamu lebih maksimal.

7.            Check Out
standar penerimaan tamu selalu diakhiri oleh check out, dengan tamu check out maka status kamar akan dirubah dan memberikan jumlah tagihan kamar kepada tamu, setelah proses pembayaran selesai maka tamu boleh meninggalkan hotel

D.           Sistem Informasi Hotel

            Sistem informasi hotel adalah sebuah program komputer (software) bertujuan untuk membantu semua kegiatan di dalam hotel baik kegiatan sehari-hari maupun laporan-laporan yang diperlukan hotel. Kegiatan itu adalah menerima tamu (check in), mendata tagihan tamu, pembayaran tamu. Dengan adanya sistem ini diharapkan para tamu mendapatkan pelayanan yang baik selain itu adalah efisiensi dalam operasional dalam kegiatan sehari-hari di hotel.

Aliran data yang dihasilkan sistem ini yaitu :

1.            Data yang bersifat untuk jangka panjang,yang digunakan sebagai pandangan untuk sebuah perencanaan.

2.            Data untuk jangka waktu menengah, relatif lebih pasti.

3.            Data yang bersifat jangka pendek/harian dengan laporan yang terperici.

Ruang lingkup sebuah sistem informasi hotel tergantung kelengkapan fitur yang dimiliki oleh program yang digunakan oleh hotel tersebut. Kelengkapan itu sendiri tergantung pada jenis hotel dan struktur organisasi hotel.

Dengan kemajuan teknologi, sebuah sistem dapat dihubungkan dengan perangkat-perangkat keras (hardware) seperti kamera pengintai (spy kamera) dan menyimpan datanya dalam database untuk arsip data-data tamu guna memenuhi kebutuhan publik jika suatu saat diperlukan. Dengan menghubungkan sistem dengan smart card dll maka keamanan tamu lebih terjamin dan pengawasan terhadap tamu lebih optimal. Dengan penggunaan telepon genggam yang tersedia di kamar maka para tamu dapat memesan barang atau jasa hotel dengan mudah. Tujuan digunakannya semua alat diatas guna menambah lebih kompleksnya sebuah sistem informasi hotel. Akhirnya banyak hotel menggunakan sistem ini untuk tujuan menaikkan rate hotel mereka. Hal ini terjadi karena asumsi masyarakat jika sebuah hotel mempunyai rate tinggi maka sistem hotel tersebut baik.

Program aplikasi hotel sangat diperlukan dalam mendirikan dan menggembangkan bisnis perhotelan karena memerlukan suatu sistem yang handal dan terintegrasi agar strategi dan tujuan bisnis yang direncanakan dapat diraih secara maksimal. Dengan menerapkan sistem perhotelan yang baik akan mampu mengurangi beban biaya secara signifikan, mampu meningkatkan kinerja perusahaan dan mendapatkan customer yang banyak sehingga pendapatan terus meningkat.

Program hotel hadir dengan berbagai jenis yang berusaha sebagai solusi penerapan sistem hotel secara menyeluruh melalui software yang handa. Program hotel ini dapat diterapkan dan dikembangkan sesuai kebutuhan suatu hotel . Dengan menggunakan program hotel maka akan dapat meningkatkan pelayanan kepada customer.

Beberapa penerapan sebagai berikut :

1.            Data
untuk mendukung jalannya aplikasi, dibentuk data pendukung, yaitu :

-tarif dan jenis kamar :
 pencatatan tarif harga dan jenis sewa kamar
-kamar :
pencatatan nomor kamar yang disetai harga
-fasilitas kamar :
pencatatan fasilitas tiap-tiap kamar
-menu makanan restaurant :
pencatatan jenis menu makanan dan minuman yang tersedia beserta daftar harga/modal, dan diberikan tagihan tertulis atau tercetak.
-data tamu :
kumpulan nama tamu yang menginap dan asal tamu, yang akan diberikan suatu nomor customer.
-booking :
data pemesanan kamar
-cara pembayaran  :
teknik cara tamu membayar ( cash, kredit, voucher dll )
-identitas petugas :
daftar nama petugas/user
-nama negara :
kelompok tamu berdasarkan negara
-kota/provinsi :
kelompok tamu berdasrkan kota/ provinsi
-satuan barang :
transaksi barang makanan/minuman di restaurant
-unit kerja :
daftar unit kerja yang ada di hotel
-daftar tarif/biaya
daftar biaya operasional hotel

2.            Transaksi

Transaksi di dalam hotel adalah sebagai berikut :
-booking (pemesanan kamar)
-check in ( registrasi tamu )
-input billing, pencatatan transaksi terhadap :
administrasi, kamar penginapan, restaurant/bar, karaoke, laundry, rent car,hall, telephone,extra bed, extra foo dll.
-check out
-print out kwitansi/bill

3.            Laporan

-tamu yang sedang menginap
-daftar pemakaian kamar (kosong,berisi)
-uang kas masuk(harian,bulanan,tahunan)
-omset/laba
-penerimaan per petugas kasir
-register penerimaan

E.           Sistem Informasi Reservasi Hotel Online

a)            Tampilan awal sistem informasi reservasi hotel online (booking.com)

Pada tampilan awal Sistem Informasi Reservasi Hotel Online (booking.com) biasanya terdapat informasi-informasi secara umum mengenai hotel serta web booking.com sendiri. Pada menu utama kita dapat melihat ada link terkait pencarian hotel terbaik menurut booking.com berdasarkan negara dan kota, tentang booking.com,hotel,imbalan,penawaran spesial, serta bantuan 24jam. Selain itu juga ada link-link terkait lainnya pada menu utama. Juga ada link untuk bergabung menjadi rekanan booking.com , dimana di link ini dimaksudkan bagi para hotel yang ingin bergabung menjadi rekan dalam proses pemesanan kamar.

b)            Tampilan pencarian hotel

gambar diatas adalah daftar hotel berdasarkan pencarian anda sesuai dengan negara dan kota yangsudah anda pilih oleh pengguna sistem informasi reservasi hotel online (booking.com) . didalamnya terdapat informasi hotel yang sedang popular di masing-maisng kota yang telah dipilih dan terdapat score sesuai dengan pengalaman tamu.

c) Tampilan ketersediaan dan pemilihan type kamar di Amartya Puri

pada tampilan yang memuat daftar ketersediaan kamar,harga sesuai dengan yang sesuai anada pilih oleh pengguna sistem informasi reservasi hotel online (booking.com) sebelumnya pengguna harus memasukkan dulu tanggal untuk menginap.

d)            Tampilan fasilitas yang disediakan Amartya Puri

gambar diatas merupakan tampilan yang memuat fasilitas yang disediakan oleh pihak hotel dalam web ini fasilitas di Amartya puri yaitu mencakup fasilitas secara umum, fasilitas kamar, fasilitas olahraga dan rekreasi, internet, dan tempat parkir.selain itu ada informasi mengenai Amartya Puri dalam halaman ini.

e) Tampilan proses pengisisan biodata tamu dan proses pembayaran

tampilan diatas adalah tampilan data lengkap tamu yang akan diisi oleh pengguna saat telah memilih jenis kamar yang diinginkan dan tersedia. Pengguna harus mengisi alamat email, nama lengkap, negara, usia anak jika pengguna membawa anak, dan ada rincian tagihan untuk proses pembayaran tamu atas kamar yang sudah dipesan sesuai rincin pemesanan yang sudah tertera diatas. Yang terdiri dari metode pembayaran yang digunakan,nama pemegang, no kartu,tanggal kadaluarsa dari kartu,negara bank penerbit,serta bank mana yang telah mengeluarkan kartu pemegang kartu. Apabila ketika pengguna saat memasukkan nomor ada kesalahan maka akan muncul peringatansehingga pengguna diharapakn untuk memasukkan ulang nomor kartu. Tetapi apabila terus menerus terjadi kesalahan diharapkan pengguna menghubungi bank yang bersangkutanatau bisa menggunakan kartu kredit lainnya.

Apabila jenis pembayaran valid maka pemesan setelah memilih jenis pembayaran dan menekan tombol lanjut memesan harus mengisi kembali data tamu secara lengkapseperti nama, paspor, negara dan kota asal, berapa banyak orang yang menginap, dan memerlukan barang-barang tambahan apa saja, serta ingin dijemput dimana atau datang sendiri semua itu merupakan fasilitas yang dimiliki oleh hotel jadi pengguna bisa mmintanya, lalu setelah itu akan muncul peringatan untuk masuk ke paypaldengan menekan tombol OK. Setelah masuk ke paypal maka pemesan harus memasukkan account paypal, setelah itu akan mendapatkan konfirmasi dari booking.com

Setelah itu anda bisa untuk membuat tanda terima ataupun pembatalan reservasi dengan memasukkan email dan kata sandi yang telah anda buat. Jika lupa sandi maka pengguna dapat menggunakan link yaitu “lupa kata sandi?”

a)   Prosedur yang berjalan

Pembahasan bagaimana cara penggunaan web booking.com untuk Amartya Puri munduk Bali adalah sebagai berikut :

1.           Pemesan memiih negara, kota, tanggal, lama inap, jumlah kamar, jumlah orang kemudian menekan tombol cek harga yang kemudian pemesan diberikan halaman hotel yang tersedia di negara,kota, dan tanggal yang pemesan pilih.

2.           Pemesan memilih salah satu hotel dan kemudian pemesan diberikan halaman informasi mengenai hotel tersebut seperti fasilitas, galeri fotodll.

3.           Jika hotel sesuai dengan yang dipilih pemesan selanjutnya pemesan dapat memilih jenis kamar yang akan diinap dengan menekan tombol pesan.

4.           Kemudian pemesan diminta oleh sistem booking.com untuk mengisi data lengkapdan mengisi jenis pembayaran, setelah melakukan tahap pertama dan menekan tombol lanjut pemesan diminta sistem kembali untuk mengisikan data lengkap kembali yang nantinya muncul konfirmasi jumlah pembayaran.

5.           Setelah selesai proses ke 4 diatas pemesan akan diberikan halaman konfirmsi beserta rincian-rinciannya.

F.          Sistem Informasi Reservasi Hotel secara Manual

Menerima permintaan pesanan kamar adalah kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain :

-jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
-jumlah orang yang akan menginap
-tanggal kedatangan&tanggal keberangkatan
-nama tamu yang mengginap di hotel
-nama pemesan dan nomor yang dapat dihubungi
-nama perusahaan atau biro perjalanan (jika ada)
-alamat dan nomor telepon
-rincian kedatangan (waktu dan transportasi yang digunakan)
-cara pembayaran
-permintaan khusus

a)            Memeriksa ketersediaan kamar

Sebelum menerima suatu pesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini ada beberapa macam, yaitu :

-               Forecast board

Tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan kedepan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah mewakili informasi tentang status kamar.

-               Tabel pemesanan kamar

Banyak hotel menggunakan tabel pemesanan kama. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia.dan dapat dibedakan menjadi dua bentuk yaitu konvensionaldan density

Konvensional tabel biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang  terisi dan kamar yang sudah dipesan. Prosedur pengisian konvensional tabel dapat dilakukan sebagai berikut :

1.            Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil

2.            Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi

3.            Pemberian tanda alokasi dengan strip panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil

4.            Didalam penulisan nama tamu tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan

5.            Bila terdapat pesanan pendek hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi nomor folio pada buku harian (F2,F3 dst)

6.            Diadakan perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila terjadi pembatalan.

Keuntungan dari konvensional tabel adalah nomor kamar bisa ditentukan sebelum tamu tiba, lebih mudah melihat kamar yang masih bisa dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan, memerlukan waktu lama dalam memasukkan atau merubah data.

Pada hotel memengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya menggunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk density/room, namun saat ini sudah jarang digunakan karena sudah menggunkaan sistem komputer perhotelan. Untuk mengisi tabel density digunakan cara sebagai berikut :

-pengisian menggunakan pensil
-menggunakan tanda ( / )
-penggisian dimulai dari tanggal tiba
-penggisian diulai dari garis mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi
-pada chart tidak perlu diisi tanda panah atau menulis nama sama halnya dengan konvensional tabel
-bila terjadi pembatalan dilakukan dengan cara menghapus tanda garis mulai tanda yang paling akhir

-               Computerized system

Hotel yang telah menggunakan sistem komputer, ketersediaan kamar akan ditampilkan pada komputer terminal

Menerima atau menolak permintaan pemesanan kamar, jika kamar tersedia maka pihak reservasi akan melakukan proses pendataan, jika tidak ada maka akan menawarkan pilihan kamar lain kepada customer.

Pencatatan dan dokumen pemesanan kamar diawali dengan menuliskan nama tamu yang hendaknya ditulis dengan huruf cetak yang jelas dan dapat dibaca oleh siapapun.memastikan pesanan kamar dengan cara megirim surat kepastian pemesanan kamar yang berbentuk formulir cetakkan yang akan dikirimkan ke calon tamu atau dengan cara memberikan nomor kode sehingga mempermudah reception untuk pencarian data tamu didalam sistem komputer, yang terakhir pengarsipan pemesanan kamar yaitu mengatur dan melaksanakan pengarsipan dokumen-dokumen pemesanan kama. Pengarsipan dokumen pemesanan kamar pada sistem komputer yaitu setelah mengisi reservation form kemudian memasukkan data ke sistem komputer.

G.   Kesimpulan

Sistem informasi reservasi hotel dengan menggunakan sistem komputer sangat mempermudah proses reservasi dibaningkan dengan sistem manual. Perkembangan teknologi informasi di Indonesia mengikuti perkembangan perusahaan yang bergerak dalam bidang  bisnis perhotelan.Sebagaimana diketahui bahwa makin cepatnya suatu hotel dalam melayani tamu dalam hal proses reservasi,check in serta check out akan meningkatkan kepuasan tamu hotel.Dengan adanya perkembangan sistem informasi yang berbasis komputer akan menjawab berbagai masalah khususnya dalam hal proses reservasi,check in serta check out.Selain itu dengan teknologi tersebut juga akan memberi kemudahan bagi pemilik hotel untuk memantau perkembangan hotel.

DAFTAR PUSTAKA

http://fyawahyu.blogspot.co.id/2012/09/sistem-informasi-manajemen-perhotelan.html

https://www.google.co.id/search?q=flowchart+struktur+organisasi+hotel&biw=1366&bih=626&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ved=0ahUKEwiPgYrs0LTJAhVWkY4KHSc_C_MQsAQIGQ#tbm=isch&q=struktur+organisasi+hotel+sedang

https://nadiendiena.wordpress.com/2012/12/28/sistem-informasi-perhotelan/